申办国际会议服务指南

一、适用范围

各学院、各部门根据自身对外交流合作情况和工作需要，在我省举办的、与会者除中国以外来自3个及以上国家和地区（不含港澳台地区）的会议、论坛、研究会、报告会、交流会等。

二、提交材料

1.草拟举办国际会议的请示，内容应包括：举办会议的名称、必要性，主要内容、预期效果，主办、承办、协办单位，举办时间、会期、地点，与会人员范围、总数及外宾人数，经费来源等；

2.会议具体日程议程安排；

3.拟邀请国外参会人员名单（列出拟参会外宾的姓名、国籍、护照/证件号码、工作单位、职务/职称及报告题目等中外文信息）；

4.国际会议介绍和有关背景材料、往届会议举办情况。

三、注意事项

1.会议申请学院、部门提前与国际处对接，至少于会议举办前3个月报送相关材料至国际处。

2.会议获批后不得随意更改会议名称、主题、地点和时间等。

3.会议筹备及举办过程中，主办单位和负责人须严格把关。

4.遵守外事纪律，严格执行国家有关规定。

5.会议结束后，在5个工作日内向国际合作与交流处报送国际会议举办情况统计表。

四、办理流程

联系电话孙老师：0371-62506726

附件：1.国际会议请示报告参考模板

2.国际会议举办情况统计表